7 básicos para principiantes en protocolo y organización de eventos  

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Libro “Los Básicos del Protocolo”

Quien entra en el mundo del protocolo y la organización de eventos lo hace a través del estudio o el ejercicio profesional de tareas relacionadas con el tema, sin olvidar que también puede hacerlo como espectador cuando asiste a ceremonias o eventos.

Para quien quiere dedicarse al protocolo y los eventos como profesión, la primera recomendación sería la de buscar una buena formación. Si nos hemos saltado este paso o, aun dándolo nos falta práctica, nuestro primer contacto con el protocolo nos producirá esa sensación de “mariposas en el estómago” de la que hablan los actores en su primera representación.

Los siete puntos que se recogen a continuación son siete aspectos básicos a tener en cuenta por un principiante en la materia. Su orden es aleatorio, todos tienen la misma importancia y si uno de ellos falta, organizar un evento no sería posible.

  1. Conoce al anfitrión

La persona –particular o empresa- que te contrata para organizar el evento, habitualmente, es el anfitrión del mismo. Necesitas conocer sus motivos para organizar el evento y los objetivos que quiere obtener con la organización del mismo. Qué quiere hacer y cómo quiere hacerlo; con quién quiere contar; cuánto se va a gastar, etc. Pero también necesitas conocer su empresa, su estructura,  identidad e imagen corporativa, la política de RSC, etc. Cuanta más información tengas, mejor conocerás a quien tienes frente a ti, y menos posibilidad de errar en lo que para él vas a diseñar.

  1. Trata bien a los invitados

Son importantísimos en el evento. Del trato que allí van a recibir hablarán, y lo que digan tiene que ser positivo siempre. Desde el momento en que les invitamos hasta que abandonan el lugar de celebración, son nuestra máxima prioridad. Deben recibir el tratamiento adecuado a su cargo; ser acompañados al puesto que para ellos hemos dispuesto de acuerdo a su rango y siempre ser tratados con cortesía y amabilidad. No debemos olvidarnos de despedirlos igual que los hemos recibido.

  1. Revisa las normas de protocolo

Las normas sobre autoridades, símbolos o ceremonias, ya sea a nivel estatal, autonómico o local, hay que conocerlas –no memorizarlas- y saber para qué sirven además de dónde debemos buscarlas. Estas normas no solo recogen listados de autoridades o indicaciones para ordenar banderas, también incluyen criterios de ordenación que ayudan a tomar decisiones en casos de concurrencia. Su consulta es obligada cuando tenemos autoridades en nuestro evento.

  1. Domina la documentación básica de un evento

Desde la confección de la lista de invitados, la redacción de una invitación o qué es y para qué sirve una nota de protocolo, a la elaboración de documentos técnicos específicos: briefing, listado de tareas, cronograma, dossier de prensa, o el mismo programa del acto. Todos los documentos están allí para facilitar la labor a quien organiza un evento. Si conocemos su utilidad y cómo confeccionarlos, se convierten en nuestro salvavidas.

  1. Identifica el patrón básico de los actos comunes

Todos los actos tienen un esquema básico: recibir; ordenar; ejecutar; hablar y despedir, son sus pilares y se producen siempre en este orden. El contenido de cada uno de esos puntos del esquema y la distribución del tiempo entre ellos es tarea nuestra.

  1. Familiarízate con el espacio en el que se va a ejecutar el evento

Pisa el terreno. Conoce el espacio principal y las zonas comunes: cómo se accede o cuánto se tarda en recorrer la distancia de un lugar a otro. Cuida de que todo en él esté dirigido a la consecución de los objetivos del evento; desde la decoración al número y tipo de asientos, mesas, atriles, tarimas, alfombras, etc. y ten en cuenta un factor fundamental: la accesibilidad.

  1. Evalúa el evento una vez finalizado

Para ello vas a necesitar el feedback de colaboradores, proveedores y asistentes. Toma nota de todo lo que te digan y analiza de forma objetiva el resultado. Tanto si es positivo como si es negativo, el análisis ha de ser riguroso.

Todo esto –y mucho más- forma parte del contenido del libro Los básicos del protocolo, una guía de primeros auxilios para todo aquel que inicia su andadura en protocolo y organización de eventos.


Csilla Felföldy, María de la Serna y María Gómez durante la presentación del libro “Los Básicos del Protocolo”

María de la Serna, Titulada Universitaria en Protocolo por la Universidad de Granada.

Csilla Felföldy, Grado y Máster en Protocolo por la Universidad Camilo José Cela.

María Gómez, Grado en Protocolo por la Universidad Miguel Hernández de Elche.

Las tres autoras son profesoras de grado y postgrado en protocolo, con formación en protocolo y experiencia en protocolo y organización de eventos. 

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