¿Cómo se organizan los actos corporativos?

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Libro “¿Cómo se organizan los actos corporativos”?

Las nuevas tendencias en comunicación corporativa han consolidado la organización de actos como una de las estrategias más efectivas de las relaciones públicas al permitir crear espacios comunes favorables para la interacción entre la organización y sus públicos que no dependen de intermediarios y que, por tanto, pueden construirse en función de los objetivos organizacionales. ¿Cómo proceder para que estas acciones de presencia pública se conviertan en éxitos corporativos?

La planificación estratégica para lograr este éxito exige partir de la identidad y cultura organizacional para establecer los objetivos a alcanzar, identificar a los públicos implicados en ese acto concreto, definir las técnicas y tácticas específicas a seguir, comunicar de un modo adecuado tanto interna como externamente, controlar el cumplimiento de todas las fases del proceso, llevar a cabo la actividad concreta según lo previsto y evaluar no solo los resultados, sino cada uno de los pasos llevados a cabo y las desviaciones sobre el proyecto original.  

¿Cuáles serían los pasos a seguir para organizar con éxito estas actividades de presencia pública? En el libro aparecen desarrollados ampliamente, pero resumimos a continuación algunas recomendaciones o pautas a tener en cuenta:

1- Tener claro quiénes somos

Conocer la misión, visión y cultura propia es una buena manera de empezar a situarnos, sin olvidar cuál es el entorno habitual en que nos desenvolvemos, y sobre todo, nuestro mapa de públicos, personas y grupos con quienes nos relacionamos. La auditoría ceremonial es un excelente punto de partida que nos permite, además, identificar qué modelo de relaciones públicas utilizamos y los posibles daños a corregir si fuera necesario hacerlo.

2- Establecer objetivos a alcanzar

Nunca el objetivo de un evento es la perfección del evento en sí mismo. Los actos de presencia pública se organizan como estrategia conscientemente elegida en lugar de otras para conseguir objetivos concretos que abarcan un amplio espectro, desde la mera obtención de notoriedad mediática a la conmemoración de un acontecimiento propio, hacer visible una alianza o crear y mejorar relaciones con públicos determinados.

3- Identificar los públicos implicados en ese acto

El mapa de públicos corporativos es un punto de partida sumamente útil para seleccionar a partir de él a las personas o grupos que tienen vinculación directa y específica con esta acción concreta, sin olvidar de un modo especial a quienes han tenido que ver de una manera u otra en el proceso. A veces, nos centramos en las cúpulas dirigentes, que frecuentemente obvian o desoyen nuestras invitaciones, olvidándonos de los verdaderos actores de las políticas relacionistas.

4- Definir las técnicas y tácticas a seguir

Una vez establecidos los puntos de partida y las metas a alcanzar, es el momento de la creatividad, pero siempre vinculada a la aplicación de la metodología académica, que nos va a permitir poner en práctica técnicas y tácticas destinadas a alcanzar nuestras expectativas: enumerar las listas de invitados, elegir lugar y momento, definir los elementos espacio temporales del ceremonial y la etiqueta del acto, aplicar las normativas de precedencias o las reglas protocolarias, etc… Y establecer los controles oportunos y continuos para detectar posibles desviaciones con prontitud.

5- Comunicar de un modo adecuado a los públicos elegidos

Ya sabemos hace mucho que comunicación no equivale a comunicación mediática, y que los públicos internos y externos de una organización merecen estar informados de sus acciones independientemente de que esta comunicación masiva se lleve a cabo. Y es evidente que pese al avance experimentado por instrumentos virtuales (redes sociales, correos electrónicos, blogs y webs, etc…) en determinados ámbitos institucionales y corporativos se mantienen ciertos formatos y soportes clásicos que no han pasado de moda, y que -todo lo contrario- se han sofisticado considerablemente. Invitaciones, programas, discursos, fotos, planos y otros documentos que se producen específicamente como materiales de actos concretos han de compaginar hoy día ambos aspectos si no queremos permanecer obsoletos o que no se nos tenga en cuenta por considerar que se trata de herramientas comunicativas escasamente selectivas.

6- Llevar a cabo la acción elegida

El evento en sí, su materialización, supone apenas un tercio del volumen de actividad desarrollada en todo este proceso, como un iceberg, en el que solo aparece en la superficie una parte mientras que el resto permanece oculto bajo el agua. Diez minutos de rueda de prensa pueden suponer una semana de trabajo, dos horas de conmemoración equivalen a seis meses de esfuerzos y tres días de congreso pueden ser el resultado de tres años de preparación, pero si esos minutos, horas o días presencia pública no están cuidados y coordinados a la perfección, pueden arruinar la reputación corporativa organizacional y las relaciones con importantes aliados. La única forma de asegurarnos una acción impecable es una planificación estratégica investigada y cuidada al máximo.

7- Evaluar los resultados

No hay proceso de relaciones públicas completo que pueda prescindir de evaluar los resultados y comprobar si los objetivos se han cumplido. Conocer al detalle la lista de asistentes y confrontarla con las invitaciones enviadas ha de llevarnos a averiguar las causas de ausencias notorias o excesiva afluencia de público. Revisar la información aparecida en medios, chequear los posibles fallos, documentar el acto detalladamente y sobre todo, establecer una comparativa entre objetivos y resultados son el último e imprescindible paso a seguir, que nos servirá de feedback de cara a futuros acontecimientos.

Todas estas pautas a seguir en el proceso de organización de actos aparecen descritas, junto a la producción de cinco supuestos prácticos concretos, en el libro que le recomendamos, ¿Cómo se organizan los actos corporativos?; de Mª Teresa Otero (Editorial UOC; 2017)


María Teresa Otero

Profesora colaboradora del Máster de Comunicación corporativa, Protocolo y Eventos

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