¿Es útil la tecnología en la comunicación ceremonial?

Comunicación ceremonial

La comunicación institucional suele estar centralizada en el gabinete o secretaría de la presidencia. Y, en el mejor de los casos, en la dirección de ceremonial o jefatura de protocolo.

Pese al avance efectuado por las comunicaciones virtuales en los últimos años, especialmente las redes sociales, la comunicación ceremonial es siempre selectiva y exclusiva. Esto significa que el uso de las nuevas tecnologías a veces no es conveniente si se quiere mantener el carácter de exclusividad de ciertas relaciones corporativas. La experiencia lo demuestra: en niveles de interrelación de perfil alto, el correo electrónico o las redes sociales no funcionan como instrumentos de comunicación más que de un modo complementario y solo si van acompañados de los medios tradicionales.

Comunicaciones escritas

Estos formatos aún son necesarios porque dan la sensación de que al receptor de que se ha dedicado un esfuerzo en comunicarse con él. En cambio, formatos tecnológicos como el correo electrónico y las redes sociales eliminan todo rastro de interés personal e interrelación de la convocatoria.

Cartas: cuanto más esfuerzo e interés demostréis por individualizarlas, mayor aprecio causarán.
“Los saluda”: documento breve que se utiliza para agradecer una invitación, confirmar o declinar la asistencia, felicitar, informar de una reunión, agradecer un obsequio, etc.
Tarjetas de visita: Indican el nivel jerárquico de los miembros de la organización y su cargo.
Tarjetón: suele acompañar a una documentación u obsequio, o contener algún mensaje breve más personal.
Invitación: medio tradicional para solicitar la asistencia a un evento.
Tarjeta de mesa: útiles para identificar a los asistentes a nuestros actos.
Menús: individualizan el banquete con los datos tanto del anfitrión como de las viandas y bebidas que se sirven en él.
Programas: documentación adicional que se entrega en el transcurso de las actividades.
Otros documentos: hasta las participaciones de lotería o el papel de regalo con el logo corporativo, depende de la actividad ceremonial y la compañía que la desarrolle.
Libros de honor: útil para que los visitantes dejen reflejada su rúbrica y algunas palabras como recuerdo de su visita.

Comunicaciones orales

Sirven para establecer contacto directo con nuestros públicos para acordar una fecha para la celebración de una cena o la recepción de una visita, para confirmar la asistencia de una autoridad a un acto, negociar la ubicación de nuestro staff en una inauguración o avisar de un retraso en la llegada.

Llamadas telefónicas: permiten una seguridad en la comunicación, bidireccionalidad e inmediatez que el correo electrónico o las redes sociales no proporcionan.

Comunicaciones virtuales

Utilizadas como complemento de las comunicaciones escritas y orales, sobre todo cuando la actividad tiene un alto grado de complicación o involucración de públicos de interés para la organizadora.

Intranet: posibilidad de operar en red dentro de la organización ofrece infinidad de posibilidades de ahorro de tiempo, coordinación y eficacia.
Correo electrónico: uso complementario al de las comunicaciones verbales y sobre todo escritas. Útil para hacer llegar con rapidez documentación adjunta, para confirmar asistencias, realizar consultas y enviar propuestas.
Redes sociales: a efectos ceremoniales son más bien de escaso valor y a veces pueden resultar contraproducentes. Si para las relaciones públicas corporativas las redes sociales pueden tener un sentido y una utilidad considerable, en función de los distintos stakeholders, no es así para la gestión ceremonial.