4 consejos para organizar una feria o un congreso

Un factor identificativo de las ferias, congresos y eventos, en general, es su carácter presencial. El elemento diferencial del evento, y principal ventaja competitiva frente a los llamados eventos virtuales, es el encuentro personal entre sus participantes.

1- El organizador tiene que situarse en el papel de cada uno de los actores que intervendrán en la feria o el congreso.

Pensemos en cuál es el objetivo de alguien que se toma la molestia de invertir tiempo y dinero para exponer, dar una conferencia o desplazarse a un recinto ferial o sala de congresos.

En Reed Exhibitions llegamos a la conclusión que lo quiere obtener son contactos y experiencias comerciales, sesiones educativas y networking.

Los tres ejes que soportan un evento son: eje comercial, eje formativo y eje corporativo, con lo que el organizador tiene que generarles contactos, contenidos y networking a las personas que acudan al recinto donde se celebra el evento.

A partir de este punto, en un momento en que la oferta supera a la demanda, en la inmensa mayoría de sectores tenemos que plantearnos la estrategia para convencer a nuestro público objetivo a acudir a nuestra convocatoria. ¿Cómo lo conseguimos? ¿A quién tenemos que atraer?

2- Poner como centro de nuestro trabajo al visitante que acudirá al evento. 

Si no hay visitantes, no hay evento. Cuando se plantea la posibilidad de organizar cualquier evento, la primera pregunta que hay que poner encima de la mesa es: ¿Quién es el visitante? ¿Cuál es su perfil? ¿Necesitan este evento? ¿Cuántos hay? ¿Les interesará acudir a nuestra llamada? La respuesta a estas preguntas nos indica la viabilidad del proyecto y el camino a seguir.

Aunque pueda parecer un contrasentido, hay que invertir tanto o más en captar visitantes que en captar expositores. Una feria con los pasillos vacíos o un congreso con pocas personas sentadas en platea tienen imposible su supervivencia.

Por ello, la creación de un equipo comercial especializado en captar visitantes me parece imprescindible. Además, hay que dotarlo con las mismas herramientas que se aportan al habitual equipo comercial que capta expositores, como son presupuestos, campañas de promoción, CRM y plan de medios.

3- Establecer una estrecha relación con los medios de comunicación

Para poder llegar a ambos colectivos, que no dejan de ser la oferta (expositor/vendedor) y demanda (visitante/comprador) de cada sector, tenemos que obtener la colaboración de los medios de comunicación. En primer lugar los medios profesionales especializados en cada sector, y luego los más generales.

Crear acuerdos, complicidades, una línea directa de información e intercambios en beneficio de ambas partes es básico y es algo que no había sido habitual en el pasado y que se ha visto potenciado con la llegada de las redes sociales.

Dedicarles los recursos necesarios y estando conectados a través del mayor número de canales posibles, por lo que, como ejemplo, es muy interesante establecer una relación con blogueros o influencers del sector y convocarlos para que celebren un encuentro físico en el evento.

4- Sacarle el máximo partido a la base de datos

El mayor activo que tiene el organizador de un evento, feria ocongreso es la base de datos. Intentar darle personalidad propia al catálogo de expositores que se cuelga en la web. Es la página más visitada en cualquier feria y a través de la cual se puede fidelizar a nuestros clientes (expositores y visitantes) y que la usen como plataforma para contactar entre ellos, llenándolas de contenidos.

Asimilar estos cuatro conceptos, recogidos aquí como consejos, te permite situarte en buena disposición para trabajar en equipo, sana costumbre para obtener el éxito en un sector tan agradecido y emblemático como es la organización de ferias, congresos y eventos.


Francisco Carrió Campañá

Experto profesional en organización de ferias y congresos

Ingeniero Industrial y MBA por ESADE. Empezó su carrera profesional en Nestlé a inicios de 1979, tras su paso por otras empresas en el sector de alimentación, 

Nombrado, en 1997, CEO para Iberia de Reed Exhibitions, líder mundial que organiza 500 eventos anuales en más de 30 países, atrayendo más de 7 millones de participantes. Una de sus ferias más significadas es Alimentaria Barcelona, referente en el sector de alimentación y bebidas.

Desde 2004, ha estado ligado a la docencia con colaboraciones en las Universidades de Deusto, Politécnica de Catalunya y Autónoma de Barcelona.

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