Aida de la Mata, graduada del máster y event planner en la segunda universidad más importante del Canadá

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Aida de la Mata, recién graduada del Máster universitario de Comunicación Corporativa, Protocolo y Eventos de la UOC, nos explica su experiencia profesional como Event Planner en la University of British Columbia (UBC), la segunda universidad más grande de Canadá y uno de los reclamos de la ciudad de Vancouver.

Con el Máster de Comunicación Corporativa, Protocolo y Eventos terminado y tras cuatro años de experiencia a Barcelona como responsable de comunicación en una fundación privada, me sentía muy empoderada para buscar nuevas oportunidades laborales internacionales. Decidí que tenía ganas de hacer un gran cambio: venir a Canadá, en concreto Vancouver, una ciudad muy atractiva para el sector de los eventos. Buscaba una experiencia internacional, por el idioma, por el reconocimiento profesional y para poder observar y aprender de las diferencias culturales presentes en este sector.

Ahora hace casi cinco meses que trabajo en el departamento de relaciones institucionales y eventos del campus de la UBC Robson Square. Soy parte de un equipo de once personas que gestionamos la logística y la organización de todos los eventos que se celebran en nuestro campus. En total gestionamos 32 salas, con capacidades que varían desde las 8 personas hasta el auditorio, que tiene una audiencia de 240 personas. Nuestro gran objetivo es maximizar el uso de las salas y acoger todos los eventos que se quieren organizar en el recinto. Un hecho peculiar es que de mediana trabajamos con unos 6 u 8 meses de antelación, es decir, la mayoría de las solicitudes que actualmente recibimos son para actos que se celebraran entre febrero y abril del 2020. Aunque a veces hay quien se despierta a última hora y quiere una reserva de un día para otro. Las reservas “last minute” son a menudo las más retadoras, ya que hay que tramitar toda la documentación y coordinar todos los departamentos involucrados y preparar el staff en muy pocas horas.

De mediana, cada coordinador de eventos gestionamos unos 10 eventos a la semana. La comunicación interna es la clave del éxito. Para coordinarnos con el proveedor de catering, el de audiovisuales, el de mobiliario, seguridad, y el equipo de montaje de salas utilizamos un software interno. Hacemos reuniones diarias muy cortas intradepartamentales y reuniones semanales interdepartamentales. Así podemos coordinador hasta cinco o seis personas de subdepartamentos distintos que trabajan para el mismo evento.

Al ser la primera vez que trabajo en un recinto de eventos (el que en el sector se conoce como venue, del inglés) para mí es muy satisfactorio ver el gran volumen de clientes y diferentes eventos que coordinamos diariamente. Siempre adaptando cada una de sus necesidades a nuestras instalaciones y a nuestros servicios. Más allá de la ubicación y las instalaciones, el valor añadido que ofrecemos es que en el equipo hay tres event planners (coordinadores de eventos) que ofrecemos soporte en la planificación y organización de eventos. Nosotros asesoramos y guiamos al cliente en la temporalización, requerimientos audiovisuales, configuración de sala, protocolo, seguridad, requerimientos y recomendaciones de catering, señalización, entre otros aspectos. Me satisface mucho ver mi retorno de mi experiencia previa y del conocimiento adquirido durante el máster.

 

Fuente de la fotografía: UBC Communications

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